Daniel Pink przedstawia sześć głównych lekcji dotyczących produktywności, które zawierają szereg konkretnych technik. Oto 12 technik produktywności omówionych w nagraniu. Czym się kierował autor tej listy tworząc ją?
Autor listy, Daniel Pink, kierował się chęcią skondensowania dziesiątek lat porad dotyczących produktywności, które zgromadził, czytając liczne książki na ten temat jako autor i badacz. Zauważył, że wszystkie te książki oferują te same sześć głównych lekcji. Jego celem było uporządkowanie tych lekcji i przekazanie ich przedstawienie w przystępnej formie. Innymi słowy, jego motywacją było uproszczenie i destylacja mądrości produktywności z obszernej literatury w tej dziedzinie. Dla mnie jako dla autora książki, modelu ESP (Efektywny System Pracy) o efektywności, ważne jest to, że wsród setek porad, które w nich zawarłem, są i te opisane przez Pinka:) Oto, co wynika z analizy Daniela PInka:
Lista najbardziej popularnych porad na temat produktywności:
Produktywność dzięki koncentracji na kluczowych działaniach
1. Bezwzględne ograniczanie zadań – najmądrzejsza rada dotycząca produktywności to „rób mniej”. Ludzie, którzy osiągają najwięcej, nie robią więcej rzeczy, ale robią mniej rzeczy, za to lepiej. Należy być bezwzględnym w kwestii tego, co się robi.
2. Ograniczanie codziennej listy zadań do pięciu pozycji – ograniczanie listy zadań do maksymalnie pięciu pozycji dziennie sprawia, że zawsze osiąga się więcej i ma się bardziej satysfakcjonujący dzień.
3. Wybór i realizacja najważniejszego zadania – z listy pięciu zadań należy wybrać jedno i wyznaczyć je jako Najważniejsze Zadanie. Należy je wykonać jako pierwsze, bez wyjątków – zacząć, skończyć i nie robić niczego innego. To prowadzi do poczucia spełnienia i postępu w kierunku najważniejszych celów.
4. Tworzenie „listy rzeczy do zaprzestania” – oprócz listy zadań, należy stworzyć listę trzech rzeczy, które kradną czas, drenują energię, porywają skupienie i których nie należy robić. Mogą to być np. sprawdzanie e-maili zaraz po przebudzeniu, odbieranie każdego telefonu, uczestniczenie w bezużytecznych spotkaniach czy tzw. bezmyślne przewijanie ekranu w social mediach.
Produktywność dzięki większej asertywności
5. Domyślna odpowiedź „nie” na nowe prośby -domyślna asertywność zmusza do głębszego zastanowienia się, czy dane spotkanie, projekt, okazja czy prośba jest warta Twojego czasu. Lepsza i efektywniejsza praca często polega na odejmowaniu, a nie dodawaniu.
6. Wyznaczenie i ochrona „złotych godzin” – każdy ma w ciągu dnia okno czasowe, kiedy jego mózg jest najbystrzejszy. Należy chronić ten czas i przeznaczyć kilka godzin (dla większości najlepiej wcześnie rano) na „głęboką pracę” (deep work), która wymaga pełnej uwagi i całkowitego skupienia. Środowisko powinno być wolne od rozpraszaczy – bez spotkań, wiadomości, otwartych kart.
Produktywność dzięki lepszej organizacji czasu
7. Rozpoczynanie od najtrudniejszego zadania („zjedz żabę” od tytułu książki Bryana Tracy’ego) – w trakcie „złotych godzin” należy zaczynać od najtrudniejszego zadania, tego, którego najchętniej byś unikał. Badania wskazują, że osiąga się więcej i czuje się większe spełnienie, gdy najpierw zajmie się najtrudniejszym wyzwaniem.
8. Stosowanie „time boxingu” – polega na ustawieniu czasu rozpoczęcia i zakończenia dla zadania, np. „Będę pracować nad tym raportem od 10:00 do 11:30”. Ta struktura może wyostrzyć skupienie i ograniczyć rozpraszanie.
9. Stosowanie zasady 2 minut – jeśli wykonanie czegoś zajmuje mniej niż 2 minuty, należy to zrobić natychmiast, bez dodawania do listy czy zbytniego zastanawiania się.
10. Zaprzestanie wielozadaniowości – multitasking sprawia, że jest się wolniejszym, mniej dokładnym i bardziej zestresowanym. Należy wykonywać jedną rzecz na raz, skończyć ją, a następnie przejść do następnej.
11. Grupowanie podobnych zadań – należy łączyć podobne zadania, takie jak odpowiadanie na e-maile, wykonywanie telefonów, załatwianie spraw czy administracja, w jedną skoncentrowaną sesję. Każda zmiana kontekstu kosztuje czas, a grupowanie zadań pozwala ten czas odzyskać.
12. Śledzenie postępów – pod koniec każdego dnia należy poświęcić minutę, aby zapisać trzy sposoby, w jakie osiągnęło się postęp (duży lub mały). Dostrzeganie postępów jest największym codziennym motywatorem w pracy i zachęca do kontynuowania działań.
Warto również wspomnieć, że wszystkie te techniki prowadzą do nadrzędnej zasady: dążenie do konsekwencji zamiast intensywności, czyli nawyków zamiast heroicznych czynów. Ludzie, którzy osiągają najwięcej, to nie maniacy pracujący 24/7, ale ci, którzy po prostu konsekwentnie pojawiają się każdego dnia i wykonują swoją pracę.
Konsultant rozwoju firm
