Jak zwiększyć skuteczność działań, będąc pod presją czasu? Wykorzystując checklisty! Pierwsze zastosowanie checklist przypisuje się lotnictwu, które zaczęło je stosować w sytuacjach awaryjnych i kryzysowych, zapobiegając możliwym wypadkom. Kiedy pilot samolotu zauważa świecące się kontrolki ostrzegawcze lub wykonuje czynności rutynowe w trakcie lotu, korzysta z checklist napisanych specjalnie na te okoliczności. Od odpowiedniego zachowania zależy bezpieczeństwo pasażerów – w checklistach piloci znajdują konkretne wskazówki, jak postępować w ważnych sytuacjach.
Checklista jest przydatna wszędzie tam, gdzie robimy coś ważnego i nie chcemy pominąć żadnego z obszarów działań. Sprawdza się także kiedy opracowujemy proces optymalnego postępowania. Dobrym sposobem na zastosowanie checklisty, jest sprawdzenie siebie w obszarach, nad którymi aktualnie pracujemy, a chcesz mieć pewność, że nie pominąłeś/aś żadnego ważnego aspektu w danym kontekście.
Checklisty powstają na bazie doświadczeń: dobrych i tych złych. Dają możliwość usystematyzowania złożonych obszarów wiedzy i umiejętności. Checklisty koncentrują się na kluczowych aspektach danego problemu, a nie są szczegółowymi instrukcjami postępowania. Rzucają światło tam, gdzie należy skierować uwagę w danym kontekście.
Kiedy sięgnąć po to narzędzie?
Checklisty przydają się szczególnie wtedy, kiedy musimy w dość krótkim czasie zająć się złożoną czynnością, na przykład zaplanować strategię sprzedażową lub strategię budowania zaangażowania pracowników, i chcemy uwzględnić wszystkie ważne obszary. Mają zastosowanie także do bardziej rutynowych zadań, takich jak prowadzenie spotkań, wystąpień publicznych czy telemarketingu. Zaletą korzystania z checklist jest koncentracja na ważnych aspektach obszaru, nad którym aktualnie pracujemy, z praktycznej i strategicznej perspektywy. Checklisty to narzędzia do zadań specjalnych :-).
Checklisty jako narzędzie zarządzania i dzielenia się wiedzą
Checklisty są ważnym narzędziem wspierającym w rozwoju firmy w zarządzaniu wiedzą i procesami. Warto pomyśleć o stworzeniu w firmie księgi standardów i checklist, które zebrane w jednym miejscu będą służyć jako podpowiedź pracownikom w realizacji codziennych zadań, usprawniania procesów wewnętrznych czy upowszechniania wiedzy organizacyjnej.
W jakich kontekstach warto robić checklisty:
- Kiedy chcesz zamodelować wykonywanie konkretnych działań w organizacji, np: zasady rezerwowania hoteli, standard obsługi klienta, proces realizacji usługi serwisowej.
- Chcesz uniknąć wielokrotnego popełniania tych samych błędów, powtarzania czynności, marnotrawstwa wynikającego z nieoptymalnego wykonywania pracy.
- Zależy ci na popełnieniu jak najmniejszej ilości błędów: audyt, pakowanie wysyłki, przekazywanie dużej ilości dokumentów (odbiory), tworzenie umów, przygotowanie ofert.
- Istnieje ryzyko pominięcia ważnych aspektów wykonywanych działań wpływających na bezpieczeństwo, np. w trakcie przeglądu i naprawy samochodu, przygotowania się na wyjazd zagraniczny, tworzenia złożonej oferty, przygotowywanie projektu.
- Gdy czynność wykonujesz niezbyt często i nie są to dla ciebie rutynowe zadania, np. rozmowy kwalifikacyjne, wdrożenie pracownika, wyjazd na targi, organizacja konferencji, szkolenia, okresowe czynności takie jak przeglądy.
- Tam gdzie masz do zrealizowania zadania wieloetapowe, składające się z licznych szczegółów, takie jak: kampanie sprzedażowe i marketingowe, projekty budowlane, organizację imprez.
- Kiedy zrealizowałeś/aś projekt pierwszy raz i wiesz, że za jakiś czas będziesz realizować podobny, jak najszybciej wyciągnij z niego lekcje – stwórz na jego bazie opis optymalnych kroków do jego ponownej realizacji w przyszłości.
- Uczysz się nowych umiejętności i chcesz zweryfikować poprawność ich wykonania.
- Kiedy chcesz delegować zadanie, przeprowadzić instruktaż, warto przygotować checklistę dla współpracownika – nie będzie potrzeby powtarzania procesu uczenia zbyt wiele razy – ona ciebie wyręczy.
- Kiedy wyjeżdżasz w teren, na serwis i chcesz mieć pewność, że masz wszystkie dokumenty i narzędzia spakowane, aby móc wykonać pracę na miejscu.
- Do sprawdzenia siebie w jakimś obszarze w trakcie projektowania, określania wymagań, tworzenia standardów pracy, procesów, itp.
- Tworząc checklisty staraj się zachować chronologię kroków optymalnego postępowania realizującego zadania.
- Stosuj checklisty do momentu w którym opanujesz daną czynność, umiejętność, proces lub wtedy, kiedy działasz pod wpływem stresu i presją czasu.
- Cały czas optymalizuj checklisty wraz z nabywanym doświadczeniem, rozwojem firmy czy zmianami w procesach.
Roli checklisty nie da się przecenić – ratują życie, oszczędzają czas, porządkują wiedzę, poprawiają jakość produkcji. Warto się zaprzyjaźnić z checklistami i znajdować zastosowanie dla nich tam, gdzie zależy nam na produktywnosci.
Czy warto wdrożyć checklisty do swojego rytmu pracy?
Checklista to jedno z najprostszych, a jednocześnie najskuteczniejszych narzędzi wspierających zarządzanie czasem pracy i zadaniami. Pozwala uporządkować działania, ograniczyć liczbę błędów i odciążyć pamięć, dzięki czemu łatwiej skupić się na realizacji priorytetów, zamiast zastanawiać się „co jeszcze było do zrobienia”. W praktyce checklisty szczególnie dobrze sprawdzają się w zadaniach powtarzalnych, projektach wymagających wielu kroków oraz w sytuacjach, gdzie liczy się konsekwencja działania. Właśnie dlatego podczas szkolenia z zarządzania czasem pokazujemy, jak tworzyć i wykorzystywać checklisty w codziennej pracy, aby zwiększać efektywność i lepiej zarządzać zadaniami.
