Zarządzanie zespołem rozproszonym kusi obietnicą elastyczności, dostępu do talentów z różnych miast i krajów oraz niższych kosztów biura. W praktyce wielu menedżerów odkrywa, że wraz z tą elastycznością pojawia się zupełnie nowy zestaw wyzwań: komunikacja przestaje być „przy okazji”, cele przestają „same się rozumieć”, a poczucie zespołowości potrafi się rozmyć szybciej niż łącze internetowe w poniedziałek rano.
Poniżej przyglądamy się kluczowym trudnościom w zarządzaniu zespołem rozproszonym – po to, byś mógł nimi świadomie zarządzać, zamiast reagować dopiero wtedy, gdy coś już się rozsypie.
Zespół rozproszony – kiedy to już naprawdę „rozproszenie”?
Zespołem rozproszonym nie jest tylko grupa ludzi „na home office”. To specyficzny sposób współpracy, w którym co najmniej jeden z trzech elementów jest inny niż w klasycznym zespole biurowym:
- Różne lokalizacje
Członkowie zespołu pracują z różnych miast, krajów, a czasem kontynentów. Część osób bywa w biurze, część pracuje w pełni zdalnie, inni działają „w terenie” – u klientów, na produkcji, w oddziałach. - Różne godziny pracy
Zespół realizuje zadania w różnych strefach czasowych albo w systemie zmianowym. To oznacza, że przez znaczną część dnia członkowie zespołu nie są dla siebie dostępni „od ręki”. - Różne formy współpracy
W rozproszonym zespole coraz częściej pracują obok siebie:- pracownicy etatowi,
- podwykonawcy i freelancerzy,
- partnerzy zewnętrzni odpowiedzialni za wybrane odcinki projektu.
Co ważne: wystarczy jeden pracownik funkcjonujący na innych zasadach (inna lokalizacja, inne godziny, inne narzędzia), żeby zespół zaczął działać jak zespół rozproszony. To już wystarczy, by pojawiły się charakterystyczne trudności w zarządzaniu.
Trudności komunikacyjne – kiedy „napisałem przecież na czacie” to za mało
Pierwszym obszarem, w którym menedżerowie odczuwają różnicę, jest komunikacja. W zespołach rozproszonych problemy rzadko wybuchają spektakularnie. Zwykle narastają po cichu:
- ktoś interpretuje wiadomość inaczej, niż nadawca miał na myśli,
- ważna informacja „gdzieś padała” – w mailu, na czacie, w komentarzu do dokumentu,
- osoby pracujące w innych godzinach dowiadują się o decyzjach jako ostatnie.
Główne symptomy problemów komunikacyjnych w zespole rozproszonym
- Poczucie „bycia poza obiegiem” u osób zdalnych lub z innych lokalizacji.
- Lawina maili i wiadomości, z których trudno wyłowić to, co faktycznie ważne.
- Różne wersje „prawdy” – zespół inaczej rozumie cele, priorytety, zakres odpowiedzialności.
- Konflikty „znikąd”, wynikające nie z realnych sprzeczności, tylko z niedomówień i skrótów myślowych.
Nowe technologie (wideokonferencje, komunikatory, wspólne dokumenty) są niezbędne, ale same w sobie nie rozwiązują problemów komunikacyjnych. Przeciwnie – bez jasno opisanych zasad potrafią je zwielokrotnić. Typowy przykład: jedno zadanie rozbite na maila, czat, komentarz w pliku i wątek w narzędziu projektowym. Każdy coś wie, nikt nie widzi całości.
Podstawowymi obszarami, w jakich mogą pojawiać się kłopoty w zarządzaniu zespołem rozproszonym są trudności komunikacyjne i niesprecyzowany kierunek działań. Radząc sobie z brakiem możliwości bezpośredniego kontaktu oraz pracą w różnym czasie i lokalizacji można wykorzystać rozwiązania jakie dostarcza nam wsparcie IT. Powstało wiele aplikacji usprawniających komunikację. Firmy pracują m. in. na narzędziach, takich jak Skype, Lync czy Google Hangouts, za pomocą których mogą prowadzić wideorozmowy, wideokonferencje, konwersacje lub przesyłać pliki. Ta forma komunikacji staje się coraz bardziej popularna, a nawet bardziej efektywna. Z naszych firmowych doświadczeń wynika, że video rozmowy są bardziej ukierunkowane na cel i efektywność ich prowadzenia.
Programy te są szczególnie przydatne w przypadku zespołów pracujących w wielu lokalizacjach. Wieloosobowe prowadzenie rozmowy z jednoczesną możliwością przesyłania plików zawierających np. prezentacje, będzie prowadziło do wyeliminowania wielu trudności związanych z komunikacją, między innymi dzięki okazji do natychmiastowego uzgadniania pojawiających się rozbieżności. Metoda ta pozwala na wyjaśnienie pytań na forum, co zmniejszy dublowanie się maili z tym samym pytaniem oraz pozwoli na bardziej jednoznaczną interpretację zagadnień. Inną grupą aplikacji ułatwiających pracę w zespole rozproszonym są te pozwalające na prowadzenie całych projektów. Przykładami takich programów są Redmine, Trello i Emplo.
Aplikacja Redmine umożliwia prowadzenie całych projektów. Można w niej kontrolować koszty i postępy projektu lub zadania. Dzięki diagramowi Gantta klarownie widać wąskie gardła oraz wskaźniki wykonania zadań.
Redmine umożliwia też prowadzenie monitoringu czasu pracy członków zespołu, co pozwala na skuteczniejsze delegowanie zadań. Przykładowo widzimy, który pracownik ukończył już swoją część zadania i może rozpocząć nowe lub wspomóc inne działania.
Drugi przykład to aplikacja Trello oparta na idei tablicy kanban (z którego korzysta nasza firma), dzięki której możliwe jest tworzenie zespołów projektowych do konkretnych zadań. Stanowi wówczas źródło informacji i materiałów dla wszystkich członków bez względu na miejsce, w którym się znajdują. Aplikacja pozwala na zamieszczanie list zadań, delegowania ich i tworzenia checklist. Możliwość dodawania komentarzy na bieżąco wpływa zmniejszenie ilości maili wewnątrz firmy.
Poniżej filmik przedstawiający wykorzystanie Trello:
Trzeci przykład to aplikacja Emplo, która oprócz korzyści płynących z usprawnienia komunikacji między pracownikami pozwala na budowanie profili kompetencyjnych, zarządzanie szkoleniami, zarządzanie celami, czy choćby urlopami. Posiada funkcję automatycznego raportowania z zachowaniem wskaźników wykonania celu. Umożliwia również konstruowanie indywidualnych planów rozwojowych pracowników, posiada funkcję natychmiastowego feedbacku. W natłoku obowiązków zapomina się o tym elemencie. Gdy po jakimś czasie wracamy do udzielenia feedbacku nie pamiętamy już o emocjach jakie czuliśmy lub czego dotyczyła konkretna sytuacja. Pracownik może już nie pamiętać jakiegoś zdarzenia, wypowiedzianych słów. Stosując „instant feedback” ma się pewność, że komentuje się o konkretne i jasne dla obu stron sytuacje.
Przyjazny filmik objaśniający pracę na Emplo:
Brak wspólnego kierunku – gdy każdy biegnie, ale niekoniecznie w tę samą stronę
Druga duża trudność w zarządzaniu zespołem rozproszonym to rozjazd kierunku działań. W biurze wiele rzeczy „doprecyzowuje się” przy kawie, na korytarzu czy po spotkaniu. W zespole rozproszonym ta nieformalna synchronizacja jest bardzo ograniczona.
Efekt?
- Jedni koncentrują się na „dowożeniu zadań”, inni na „ratowaniu klienta”, jeszcze inni na „utrzymaniu jakości” – każdy z dobrą intencją, ale bez wspólnej ramy.
- Liderowi trudniej na bieżąco korygować kurs – widzi tylko fragmenty projektu w raportach lub na spotkaniach.
- Zespół zaczyna pracować „zadaniowo”, a nie „celowo” – ludzie koncentrują się na tym, co mają wykonać dziś, bez świadomości szerszej misji.
Skąd bierze się brak wspólnego kierunku?
- Wizja i cele zespołu są za mało konkretne
„Chcemy być najlepsi w obsłudze klienta” brzmi dobrze na slajdzie, ale nie mówi pracownikowi:- co konkretnie ma robić inaczej jutro,
- po czym pozna, że robi to dobrze.
- Brak prostych pytań kontrolnych
W zespole rozproszonym lider rzadziej „widzi pracę”, więc tym ważniejsze są pytania:- „Jak rozumiesz to zadanie?”
- „Jakie będą kolejne kroki po Twojej stronie?”
- „Po czym poznasz, że zadanie jest zakończone?”
- Różnice kulturowe i stylów pracy
W rozproszonych zespołach częściej spotykają się różne doświadczenia, branże, narodowości. To ogromny potencjał, ale też źródło nieporozumień, jeśli wizja i cele nie zostaną „przetłumaczone” na wspólny język.
Napięcia wokół zaufania i odpowiedzialności
Kolejny obszar trudności to zaufanie – zarówno po stronie lidera, jak i zespołu.
Perspektywa lidera
- Nie widzisz ludzi przy biurkach, więc łatwo wpaść w pułapkę: „czy oni na pewno pracują?”.
- Trudniej wyczuć przeciążenie, frustrację czy wypalenie – kamery bywają wyłączone, a maile nie pokazują emocji.
- Naturalną reakcją bywa wtedy zacieśnianie kontroli: więcej raportów, więcej statusów, więcej „wrzutek” na bieżąco.
Problem w tym, że taki styl zarządzania w zespole rozproszonym szybko prowadzi do spadku zaufania i zaangażowania. Pracownik ma poczucie, że jest traktowany jak potencjalny problem, a nie partner.
Perspektywa członków zespołu
- Trudniej „pokazać” swoją pracę – nikt nie widzi, ile iteracji masz za sobą, zanim klient powie „OK”.
- Łatwo o poczucie niesprawiedliwości: ktoś z biura jest bardziej widoczny, ktoś z regionu „na końcu świata” – mniej.
- Obserwowanie, że lider bardziej ufa „tym na miejscu”, niż „tym z daleka”, bardzo szybko podcina motywację.
Bez jasno zdefiniowanych zasad odpowiedzialności i transparentności (co mierzymy, jak raportujemy, jak podejmujemy decyzje) zespół rozproszony zaczyna funkcjonować w trybie „domyślania się” – a to najprostsza droga do napięć i konfliktów.
Podsumowanie
Zarządzanie oraz praca w zespole rozproszonym może stanowić ogromne wyzwanie. Często nacisk w takim zespole położony jest na inne elementy współpracy niż w zespołach stacjonarnych. Najważniejszym jest obserwowanie przepływu informacji i procesów w grupie, dzięki czemu możliwe będzie dobranie najskuteczniejszych narzędzi do uporania się z trudnościami.
