Większość podejmowanych decyzji i zadań skupionych jest na Tobie lub zarządzie. Taka sytuacja powoduje, że sama myśl o urlopie wywołuje dreszcze.
Kluczowe osoby w firmie, łącznie z Tobą, nadal zaangażowane są w najdrobniejsze działania, zamiast podejmować decyzje o strategicznym znaczeniu. Patrzysz w lustro i zastanawiasz się: “Gdzie popełniłem błąd?”, “Jak poprowadzić moich pracowników, by wzięli większą odpowiedzialność na siebie i nie przychodzili do mnie z każdą pierdołą?”.
Delegowanie zadań jest kluczowe do rozwoju firmy
Im szybciej dostrzeżesz konieczność delegowania zadań, tym lepiej. Pamiętaj, że jeśli tego nie zrobisz, prędzej czy później staniesz się wąskim gardłem w swojej firmie. Oznacza to, że wszystko będzie spoczywać na Twoich barkach – każdy proces, każda decyzja, zmiana, optymalizacja. W ten sposób uzależniasz pracę wszystkich osób od siebie. Taka sytuacja może dawać pozorne poczucie bezpieczeństwa, ponieważ w firmie nic nie wydarzy się bez Twojej wiedzy, jednak w praktyce spowalnia to procesy wewnętrzne, ogranicza motywację i zaangażowanie pracowników, a klienci mogą odwracać się od Twojej firmy ze względu na długi proces realizowania usługi lub reagowania na ich zgłoszenia.
Pomagamy przedsiębiorcom i managerom w rozwijaniu kompetencji delegowania zadań.
Jak przekazywać odpowiedzialność pracownikom do realizacji?
Właśnie dlatego warto dbać o przekazywanie części odpowiedzialności innym. Aby firma działała sprawnie, należy stworzyć standardy i procedury postępowania, które będą zbierane w wewnętrznej bazie wiedzy i udostępniane wszystkim pracownikom. Jeśli nie przyłożymy się do tego od początku, to w miarę rozrastania się firmy wiedza ta będzie się rozmywać, a przez to trudniej będzie ją zebrać i przekazać pracownikom. Na początku działania organizacji warto zadbać choćby o realistyczny opis stanowisk pracy i zakresu obowiązków, a następnie określić kluczowe zadania i wskaźniki ich realizacji. Warto też wprowadzić standardy pracy w kluczowych dla firmy aspektach. Tych, które rzutują na jakość pracy, terminowość i zyskowność.
Delegowanie zadań: case study
„W swojej firmie mam rozpisany każdy kluczowy proces związany ze sprzedażą, obsługą klienta czy realizacją usług rozwojowych. Tworzę checklisty, szablony, standardy, dobre praktyki i wnioski w postaci lessons learned. Wszystko to składa się na organizacyjną bazę wiedzy, która jest intuicyjnie pokategoryzowana, przez co łatwo jest się w niej odnaleźć i odszukać wszystkie niezbędne informacje. Bez niej każde działanie zajmowałoby zbyt wiele czasu lub realizowane by było chaotycznie. Z klientami pracuję podobnie, np. gdy wspierałem budowę sieci lokali gastronomicznych, zacząłem od zebrania w jednym miejscu opisów stanowisk pracy, wszelkich standardów obsługi klienta, marketingu, procesów HR, czynności operacyjnych (m.in. bazy przepisów), czynności porządkowych oraz materiałów dydaktycznych.”