Kiedy w organizacji pojawia się temat szkoleń, rozmowa szybko schodzi na budżet. Tymczasem część kosztów kształcenia pracowników można pokryć ze środków publicznych – krajowych lub europejskich. Warunek jest jeden: trzeba wiedzieć, który mechanizm dotyczy Twojej firmy, na jakich zasadach działa i kiedy składać wnioski. Poniżej znajdziesz przegląd dwóch głównych ścieżek: Bazy Usług Rozwojowych zasilanej Funduszami Europejskimi oraz Krajowego Funduszu Szkoleniowego.
Czym jest BUR i jak w ogóle działa ten mechanizm
Baza Usług Rozwojowych to ogólnopolski rejestr prowadzony przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, w którym firmy szkoleniowe i doradcze publikują swoje usługi. Samo wpisanie usługi do BUR nie oznacza jeszcze dofinansowania. W programach realizowanych za pośrednictwem BUR jest to jednak jeden z kluczowych warunków, aby dana usługa mogła zostać objęta wsparciem. Pieniądze na konkretne usługi pochodzą z Funduszy Europejskich perspektywy 2021–2027, głównie z programu FERS (Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego) oraz z regionalnych programów operacyjnych poszczególnych województw.
Kto wypłaca pieniądze i do kogo można się zgłosić
W praktyce dofinansowanie trafia do przedsiębiorców i pracowników za pośrednictwem operatorów – instytucji, które ogłaszają nabory, podpisują umowy i rozliczają wydatki. Operator różni się w zależności od województwa i programu, dlatego nie ma jednej, ogólnopolskiej ścieżki: ktoś z Wielkopolski będzie szedł inną drogą niż firma z Mazowsza. Poziom dofinansowania może sięgać od kilkudziesięciu do nawet 100 procent kosztów usługi, w zależności od programu, statusu firmy i grupy pracowników objętych wsparciem.
Co można sfinansować
Z BUR korzystają firmy szukające szkoleń, warsztatów, coachingu, mentoringu i usług doradczych. Zakres tematyczny jest szeroki – od kompetencji cyfrowych, przez zarządzanie i przywództwo, po szkolenia branżowe i techniczne. Kluczowe jest to, żeby wybrana usługa była zarejestrowana w BUR i żeby w danym regionie trwał nabór u odpowiedniego operatora.
Od czego zacząć
Zanim zaczniemy szukać operatora, warto mieć jasność co do tego, jakich kompetencji faktycznie potrzebuje organizacja i które osoby mają być objęte wsparciem. Przegląd aktualnych naborów i programów regionalnych jest dostępny bezpośrednio na stronie serwisu BUR prowadzonego przez PARP:
Czym jest KFS
Krajowy Fundusz Szkoleniowy to wydzielona część Funduszu Pracy przeznaczona na kształcenie ustawiczne – czyli szkolenia i kursy podejmowane przez pracujących dorosłych, zarówno przez pracodawców, jak i ich pracowników. Mechanizm działa od ponad dekady i każdego roku jest zasilany nową pulą środków. Bezpośrednią realizacją – naborem wniosków, podpisywaniem umów i rozliczaniem wydatków – zajmują się powiatowe urzędy pracy.
Kto może skorzystać
O wsparcie z KFS może ubiegać się podmiot planujący kształcenie ustawiczne osób pracujących — pracowników, pracodawców, osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, zgodnie z warunkami danego naboru.
Ile można dostać
Poziom dofinansowania z KFS zależy od wielkości podmiotu. Firmy i instytucje zatrudniające do 9 osób mogą uzyskać do 90% kosztów kształcenia, pozostałe podmioty – do 70%. W obu przypadkach obowiązuje limit dofinansowania na jednego uczestnika wynoszący do 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku. Warto też wiedzieć, że od 2026 roku wnioski nie są rozpatrywane według kolejności zgłoszeń – liczy się jakość uzasadnienia i zgodność z priorytetami. To zmiana, która premiuje firmy, które dobrze przygotują się do złożenia wniosku.
Priorytety i terminy
KFS jest zasilany co roku, a priorytety wydatkowania środków określane są na dany rok. Oznacza to, że branże i grupy pracowników objęte preferencyjnym wsparciem mogą się zmieniać. Aktualne priorytety na dany rok, wraz z planem wydatkowania środków, publikuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Terminy naborów wniosków ustala natomiast właściwy powiatowy urząd pracy – warto śledzić jego komunikaty, bo środki w popularnych naborach potrafią się wyczerpać szybko.
Największym błędem przy korzystaniu z obu mechanizmów jest odwrócona kolejność działań: najpierw znajdowanie programu, a dopiero potem szukanie szkolenia do niego dopasowanego. Skuteczniejsze podejście wygląda odwrotnie – zaczyna się od diagnozy: jakich kompetencji brakuje, kto ma być objęty rozwojem, jakie cele biznesowe ma realizować dane szkolenie. Mając tę wiedzę, znacznie łatwiej trafić na odpowiednią ścieżkę finansowania i wybrać usługę, która rzeczywiście przyniesie wartość – a nie tylko zmieści się w warunkach naboru.
Kilka pytań, które warto sobie zadać przed złożeniem wniosku:
Jeśli myślą Państwo o zaplanowaniu rozwoju kompetencji w organizacji, zapraszamy do rozmowy. Pomożemy uporządkować potrzeby rozwojowe, nazwać cele szkoleniowe i spojrzeć na dostępne możliwości finansowania z biznesowej perspektywy.
